Виміри ефективності

Керівник - це людина, яку гризуть сумніви. Приводи можуть бути різноманітні, наприклад, контроль персоналу. Начебто люди цілий день щось роблять, а особливих результатів не видно. Ось тут і з'являються сумніви, які змушують керівника задуматися про контроль продуктивності персоналу.


 

Автори: Анна Боднарчук, директор супермаркету ліцензійного програмного забезпечення «Софткей-Україна» (ann@softkey.ua), Олексій Олейник, керівник офісу Yaware.Online (a.oleynik@yaware.com.ua)


 

З нашого досвіду впровадження програмного забезпечення, що дозволяє цей контроль здійснити, ми можемо виділити три варіанти виникнення вищеописаного почуття у директорів:

  • Компанія розвивається, і керівник не в змозі проконтролювати продуктивність персоналу, вірніше, його навантаження і реальний фронт робіт.
  • Справи у бізнесу йдуть не дуже, і керівник хоче зрозуміти, що відбувається з командою, як вона працює і що саме робить.
  • Керівник бажає змінити бізнес-процеси з метою збільшення віддачі.

 

За яким би сценарієм не розвивалися події, дуже швидко від стратегічних питань («Як оптимізувати бізнес-процеси?») керівник переходить до тактичних («Як виміряти ефективність роботи?»). А коли це питання вже стоїть, починаються пошуки технічних засобів, методів їхнього впровадження, збору інформації та прийняття рішень на підставі отриманих даних. Простіше за все - описати цей процес на конкретному прикладі одного з наших клієнтів - інтернет-магазину гарних речей.

 

Речі та проблеми

Починалася компанія з однієї людини - засновника і керівника, який вирішив, що варто спробувати продавати в інтернеті мило ручної роботи, одяг з льону та інший хенд-мейд. За кілька років асортимент серйозно розширився, з'явилися нові категорії товарів (аж до виготовлення на замовлення кованих огорож і предметів побуту). Так в компанії з'явився контент-відділ з восьми осіб.

Кожен з контент-менеджерів міг писати тексти і оформляти картки товарів для будь-якої з категорій товарів (які були дуже різними). В результаті складно було контролювати їхню роботу. Скільки карток має бути заповнено в день? Чи може час на заповнення карток з різних категорій відрізнятися в рази? Чи можуть нові товари з'являтися в довільному порядку? Загалом, питань виникало дуже багато, тому власник прийняв рішення - проконтролювати, скільки часу співробітники витрачають на роботу (неважливо, які конкретно картки вони заповнюють). Після кількох марних спроб складання різних звітів і формулярів стало очевидно: необхідно підібрати технічне рішення.

 

 
Оцінити роботу людей за допомогою програмних рішень можна тільки кількісно, але не якісно

 

Як контролювати будемо?

Критерії вибору програмного забезпечення були простими:

  • Автоматична робота - ніхто нічого не заповнює.
  • Простота управління та впровадження.
  • Отримання наочної звітності.
  • Ціна.

 

У процесі початкового вибору став очевидним підводний камінь - багато рішень на ринку працюють тільки в «прихованому» режимі. Тобто співробітник, якого будуть контролювати, нічого не знає про це. З одного боку, це робить виміри дещо «чистішими» - поведінка співробітника на робочому місці не змінюється. З іншого боку, це дуже демотивує (аж до звільнення) людей, коли вони дізнаються, що за ними хтось стежив.

У даному прикладі власник бізнесу категорично не хотів допускати демотивації персоналу - щоб не зруйнувати сформовану «вільну» робочу атмосферу. В результаті він обрав онлайн-рішення Yaware, що має наступні характеристики:

  • швидка установка (2 хвилини реєстрація і 10 хвилин установка співробітникам),
  • повністю автоматична робота,
  • різна форма відображення результатів (графіки, діаграми, таблиці тощо),
  • можливість роботи як в «прихованому», так і в «відкритому» режимі.
  • система оплати, що залежить від кількості співробітників.

 

 

Результати

Для чистоти експерименту дані збирали цілий місяць після початку використання ПЗ (з досвіду, перші висновки можна робити вже через тиждень). Після цього стало абсолютно зрозуміло, хто що робить на робочому місці. В цілому з'ясувалося: щодо всіх (крім одного) співробітників побоювання власника були марні - люди реально 90% часу витрачали безпосередньо на роботу. Лише один з них вважав за краще побайдикувати, постійно «зависаючи» у соціальних мережах, навіть знаючи, що його будуть контролювати. Цю людину було звільнено, натомість двоє інших співробітників навіть отримали премію.

Ще через місяць з'ясувалося, що продуктивність роботи (кількість заповнених карток товарів) збільшилася в середньому на 12%. Нескладний підрахунок внеску кожного нового товару в продаж і порівняння цього внеску з витратами на відстеження ефективності показав, що інвестиція вже окупилась.

 

Підводні камені

Незважаючи на успішність даного конкретного кейса, варто додати ложку (а може, навіть ополоник) дьогтю в бочку меду (читай, ефективності подібних програмних рішень).

По-перше, ніяка програма не вирішить проблеми ефективності роботи співробітників, якщо ніхто не буде аналізувати інформацію, і, відповідно, робити висновки й змінювати систему мотивації. Програми тільки надають дані, рішення приймають люди (керівники або менеджери з персоналу).

 

 
Ніяка програма не вирішить проблеми з ефективностю, якщо ніхто не буде аналізувати інформацію, робити висновки й змінювати систему мотивації

 

По-друге, оцінити роботу людей за допомогою таких рішень можна тільки кількісно, але не якісно. У нашому випадку контент-менеджери можуть цілий день, не відриваючись, заповнювати картки товарів, але, наприклад, вносити неправильні характеристики, в результаті чого буде багато відмов. Якість роботи оцінюється за допомогою KPI, але це вже тема іншої статті.

По-третє, не всі керівники і HR-менеджери в принципі готові користуватися такими рішеннями. Причин тому може бути декілька, наприклад:

  • «Гонитва за результатом». Керівництву все одно, чим займаються люди, аби був результат. Підхід в цілому правильний, але працює тільки в тому випадку, якщо результат легко і зрозуміло вимірюється. При цьому ефективність конкретних співробітників залишається загадкою.
  • «Перфекціонізм». Менеджери постійно шукають способи зробити роботу продуктивнішою (впроваджують нові підходи, бізнес-процеси, сервіси і т.д.). Підхід хороший - але в розумних межах.
  • «Пожежа». У керівництва немає часу займатися чимось новим, воно постійно зайняте розгрібанням завалів. Власне, контроль часу потрібен насамперед самим менеджерам.
  • «Пошукаємо безкоштовне». Безкоштовні рішення, звичайно, є, і їх багато. Інше питання, який вони надають функціонал, і чи можна зробити реальні висновки з отриманої від них інформації.
  • «Гуманісти». Керівники в принципі не хочуть стежити за співробітниками, тому що вважають: шкоди від демотивації буде більше, ніж користі від контролю. Такий результат теж імовірний, але все залежить від робочої атмосфери і внутрішньої культури конкретної компанії.

 

Якщо в одній з перерахованих ситуацій ви впізнали свою компанію, то перед прийняттям рішення вам варто проаналізувати - чи дійсно впровадження сервісів, що відстежують робочий час співробітників, допоможе вам у роботі.

Коментарі